Создаем форму для ввода в Excel

Итак, сегодня мы поговорим о функции «Форма».

Какая польза от этой функции

Вы можете не использовать эту функцию, если работаете с данными в Excel довольно редко. Но я, например, пользуюсь Excel часто и просто не могу жить без этой функции. Она очень сильно экономит время.

В основном у этой функции 2 плюса:

1. Она очень сильно экономит время, причем не только при вводе, но и при поиске нужных данных в таблице;

2. А еще она исключает ошибки, потому что данные будут проверяться.

Давайте я покажу вам на примере, что это такое.

Допустим, у нас есть такая табличка:

Всякий раз, когда вам нужно будет добавить нового человека (в нашем случае) в табличку, вам придется переходить от первой ячейки к следующей и так далее, пока не заполните все данные.

А можно сделать это намного практичней используя функцию «Форма».

Вот как она выглядит для нашей таблички:

Эти поля для ввода данных — наши столбики.

Как добавить значение?

Посмотрите на изображении ниже:

Я надеюсь, вы убедились что функция «Форма» — прекрасна.

Как её использовать?

Да, эта функция прекрасна, но найти её будет сложно если вам никто не покажет как это делается. Потому что в главном меню программы Excel её нет.

Давайте быстро добавим её на панель быстрого доступа.

Как добавить функцию «Форма» на панель быстрого доступа

Пошаговая инструкция:

1. Правой кнопкой мышки по панели -> «Настройка панели быстрого доступа…»;

2. Из списка выберите «Все команды»;

3. И найдите нашу функцию, она называется «Форма»;

4. Далее — «Добавить > >»;

5. Подтвердите.

Готово, теперь функция появится на панели быстрого доступа:

Итак, как же её теперь использовать?

Очень просто — нажмите на любую ячейку в табличке, а после на значок функции.

Окно функции

Итак, в окне функции довольно много разных кнопок.

Давайте разберемся что каждая из них делает:

• Добавить: добавит новые данные в таблицу, значения возьмет из полей в окне;
• Удалить: удалит выделенные данные из таблички;
• Вернуть: восстановит данные выделенной строки;
• Далее: переключится на следующую строку;
• Назад: переключится на предыдущую строку;
• Критерий: будет искать только по заданным критериям;
• Закрыть: закрыть;

Также вы можете прокручивать это окно колесиком мышки, значения будут меняться от строки к строке.

Итак, теперь давайте посмотрим на практике, что можно с помощью этого окна делать.

Такая ошибка возникает если у вас нет выделенных ячеек:

Записываем новые данные в таблицу

Пошаговая инструкция:

1. Откройте окно функции «Форма»;

2. Заполните поля в окошке;
3. Подтвердите.

Перемещение по таблице

Это очень удобная штука, выполнять поиск только по заданной табличке с помощью функции «Форма».

А если у вас еще и куча столбиков, функция не раз будет выручать вас!

Пошаговая инструкция:

1. Откройте окно функции «Форма»;
2. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для перемещения в позициях строк;

3. А если вы нашли нужное и хотите его изменить — просто поменяйте поля и подтвердите.

Также можно пользоваться колесиком мышки для прокрутки значений таблички от строки к строке.

Вы можете видеть это на изображении выше.

А теперь давайте рассмотрим кнопку «Критерии».

С помощью неё мы можем быстро найти конкретные значения:

• Откройте окно функции «Форма»;
• Щелкните на «Критерии»;

• В нашем случае, проведем поиск по статусу;

• А теперь, когда нашлось несколько значений мы можем перемещаться между ними с помощью кнопок «Назад» и «Далее».

Да, именно критерии мы можем использовать для поиска.

Также не забудьте, что можно искать одновременно по всем полям и когда везде будут совпадения — вы получите результат.

Например, нам нужно найти строки, в которых дата позднее 07.08.18, а статус в процессе:

Также при указании критерия можно использовать операторы.

К примеру, мы забыли как именно вписывали статус в процессе и выполним поиск следующим образом:

1. Откроем окно функции «Форма»;
2. Щелкнем на «Критерии»;
3. Введем следующее в поле статус (на картинке):

4. Используем кнопки «Назад» или «Далее» для навигации по табличке.

Оператор “*” работает также, как и везде — заменяет несколько символов. Если нам нужно заменить только 1 символ — используем оператор «?»;

Удалить строку

А напоследок, рассмотрим удаление.

Допустим вы нашли нужное значение, а теперь хотите его удалить. Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

1. Откройте окно функции «Форма»;
2. Найдите нужную строку;

3. Далее -> «Удалить»;

На первый взгляд может показаться что это слишком сложно, что проще просто выделить строку и удалить, но если у вас 30+ столбиков, все становится совсем наоборот. Лучше сразу же учиться пользоваться удобными функциями, чтобы потом при работе с большими объемами данных вы не терялись и знали что делать.

Проверка вводимых данных

А теперь рассмотрим проверку данных, чтобы не допускать ошибок.

В нашем примере, мы создадим проверку которая, будет следить за тем, чтобы в столбик Дата, вводились только значения даты, а если вводится что-то другое — Excel будет выдавать ошибку.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

1. Выделяем диапазон ячеек и жмем «Данные»;

2. Щелкните «Проверка данных»;

3. Далее из списка выбираем «Дата»;

4. Можно указать диапазон, чтобы случайно не указать, например, 2108 год;

5. Подтверждаем.

Можете попробовать ввести в диапазон, для которого мы создали проверку, что-то отличное от нашего диапазона дат.

Excel выдаст вам следующую ошибку:

Также можно настроить проверку и для других типов данных. В общем-то в этой функции все предельно понятно, почитайте.

Важная информация о функции «Форма»:

1. Мы можем использовать операторы поиска и замены;

2. Ширина поля в окне функции «Форма» такая же, как и в самой таблице, то есть если вам кажется что поле в окне функции маленькое, расширьте столбик в самой табличке.