Как включить и использовать отслеживание изменений в Excel

Функция «Исправления» — одна из самых лучших функций в Excel. Она позволяет вам не запутаться при работе с большими объемами данных и файлами, которые редактируют сразу несколько человек.

С помощью этой функции, вы можете отдельно отслеживать каждое изменение или сразу все. В общем, настроек в ней много.

Итак, начнем!

Как начать следить за изменениями в Excel

Изначально эта опция не активирована в Excel. Вы можете сделать это самостоятельно.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Рецензирование»;

• Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окошке поставьте галочку на опции «Отслеживать исправления». Также вы можете задать дополнительные настройки (видно на картинке), но это уже по вашему усмотрению;

• Подтвердите.

Итак, мы включили функцию.

Как работает эта опция в Excel

Итак, теперь при каждом изменении ячейки она будет выделена синей рамкой. Если вы нажмете на неё, вы увидите кто, когда и что конкретно изменил в ячейке. Это очень удобно когда файл редактируют несколько людей. Например, если вы нашли ошибку, то можете увидеть кто её допустил.

На картинке ниже, я поменял значение ячейки B1, она выделилась синим цветом и в ней появился синий треугольник (слева вверху).

Если мы поместим курсор мышки на ячейку, то увидим небольшое окошко с примечанием, в нем будет указана вся информация про изменение.

Важная информация: когда вы включаете эту функцию, ваш файл Excel становится «Общим». Вы не сможете использовать его защиту (с паролем, как мы рассматривали в статьях ранее) и так далее. Имейте это в виду.

Как просмотреть все изменения списком

Это может понадобиться, когда вы работаете с большими объемами данных. Вы можете просмотреть сразу все изменения, которые вносились в файл списком.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Рецензирование»;

• Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окошке, кроме уже поставленной галочки на «Отслеживать исправления», поставьте галочку на опции «Вносить изменения на отдельный лист»;

• Подтвердите.

В результате, Excel откроет новую страничку и поместит все изменения туда списком.

Принимаем или отклоняем изменения

В случае если у вас активирована наша функция, изменения, которые вносятся в ячейки не являются окончательными. Чтобы они стали окончательными, вы должны принять их в специальном разделе «Принять/отклонить исправления». Это относится и к изменениям, которые вносили другие люди в ваш файл, если такие, разумеется, есть.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Принять/отклонить исправления» в функции «Исправления»;

• В открывшемся окне «Просмотр исправлений» можно выбрать:
  • Когда были внесены изменения
  • Какой пользователь вносил изменения
  • И в каком диапазоне вносились изменения

• Когда укажете нужные вам параметры, подтвердите;
• В следующем окне Excel покажет вам все изменения, которые вносились в ячейках, которые удовлетворяют всем указанным параметрам в прошлом шаге.

Вот и все, в этом окошке вы выбираете, принять или отклонить изменения (например, если вы увидели ошибку, вы можете отклонить).

Отключаем опцию

Когда вы закончите работу над файлом, вы можете отключить эту опцию, чтобы она не мешала.

Пошаговая инструкция:

• Щелкните на «Выделить исправления…» в функции «Исправления»;

• И просто снимите галочку, которую мы поставили ранее («Отслеживать исправления»);

• Подтвердите;

• Откроется окошко, указанное на картинке ниже. Просто щелкните «Да».

Различия между комментариями и отслеживанием изменений

Некоторым нравится добавлять комментарии к ячейкам.

В чем разница между комментарием и отслеживанием изменения:

• Функция «Отслеживание изменений» пишет примечание для каждой ячейки только тогда, когда она была изменена. В случае комментария, изменения необязательны. Комментарий можно оставить и без изменения ячейки.

• Преимущество функции, рассмотренной в статье, заключается в том, что она автоматизирована. То есть она автоматически помечает все ячейки, где было изменение.

• Также нельзя вывести все комментарии для файла, в отдельный лист и после, например, распечатать их.

• Минус нашей функции в том, что, например, мы не можем защитить файл Excel, когда используем функцию. А если мы используем комментарии, то можем.