Как сравнить файлы или листы в Excel

Когда-нибудь вам может понадобится сравнить два листа вашего документа(или вообще два отдельных файла) для того, чтобы, например, найти несоответствия.

Мало кто знает, но в Excel есть для этого специальная функция.

В данной статье мы рассмотрим, как можно сделать это наиболее удобно(для каждой ситуации свой подход).

Итак, начнём!

Как сравнить два файла?

Чтобы сравнить два файла мы можем использовать специальную функцию — «Рядом».

Сравнивать файлы таким способом, я бы рекомендовал только в том случае, если ваша табличка небольшая. Потому что, если она большая, то вероятность, что вы где-то что-то пропустите довольно большая. Далее в данной статье мы рассмотрим как сравнивать большие файлы.

Итак, как же их сравнить?

Допустим, у нас есть два файла, мы хотим разместить их таким образом:

Используя функцию «Рядом» мы разместим эти листы рядом друг с другом и сможем просмотреть оба сразу, давайте сделаем это!

Пошаговая инструкция:

• Откройте оба файла и щелкните на «Вид»;

• Далее — «Рядом».

Готово! Вот результат:

Если нужно поменять отображение файлов с вертикального на горизонтальный, то нажмите на «Упорядочить все».

И выберите как расположить файлы.

Еще есть замечательная опция — «Синхронная прокрутка». Если она активирована, то как только вы будете проматывать вниз первый файл (колесиком мышки или с помощью ползунка справа) — будет точно так же проматываться и второй файл.

Найти эту функцию можно ниже от функции «Рядом».

Как сравнить одновременно более двух файлов

С помощью функции «Рядом» мы можем сравнить только 2 файла одновременно.

В случае, если вы открыли более двух файлов, при активации «Рядом» Excel спросит у вас, какие листы вы хотите сравнить.

Но если вам нужно расположить более двух файлов в сравнении — просто нажмите «Упорядочить все».

Выберите вид и подтвердите.

Готово!

Как сравнить два листа из одного файла?

В таком случае, использовать функцию «Рядом» не выйдет. Но это не значит что мы не можем расположить их так же, как и при использовании «Рядом».

С помощью опции «Новое окно» мы можем открыть второе окно того же файла и просто выбрать на нем другой лист. В таком случае, мы сможем использовать «Рядом» для одного и того же файла.

Допустим, у нас есть такая табличка-отчет по месяцам:

Давайте сравним листы с месяцами!

Пошаговая инструкция:

• Щелкните «Вид»;

• Далее — «Новое окно» -> «Упорядочить все»;

• Выберите нужный вам вид;

• Подтвердите.

Готово!

Изначально откроется один и тот же лист в двух окнах. Но вы можете легко поменять это, нажав на название нужного листа.

Что мы сделали?

Функция «Новое окно» открывает тот же файл, но в еще одном окне. Дело в том, что функция «Рядом» работает даже не с разными файлами, а с разными окнами. Получается, что после использования функции «Новое окно» мы имеем два окна, соответственно, можем использовать функцию «Рядом». А дальше уже все так же, как и в прошлых примерах.

Но не забывайте, что в обоих окнах открыт один и тот же файл. Если вы поменяете что-то в первом — поменяется и во втором.

С помощью функции «Условное форматирование»

Способы, рассмотренные ранее, можно использовать для сравнения небольших файлов, которые можно пробежать глазами.

И даже в небольших файлах, вы можете что-то пропустить или допустить ошибки.

Из-за этого, лучший вариант сравнения — выделение различий (этого мы можем добиться с помощью функции «Условное форматирование»).

Однако, проблема этого способа в том, что мы можем сравнить только листы, находящиеся в одном файле.

Но есть обходной путь — вы можете скопировать лист, с которым хотите выполнить сравнение в изначальный файл. Далее выполнить сравнение и после просто удалить его. Так мы можем обойти это ограничение.

Допустим, у нас есть такая табличка за 2 определенных промежутка времени (например,месяца) и нам нужно их сравнить:

Пошаговая инструкция:

• Выделите табличку и щелкните на «Главная»;

• Далее — «Условное форматирование»;

• «Создать правило…»;

• В открывшемся окне выберите последнюю опцию (как на картинке);

• В поле правила, в нашем случае, вводим следующее:

• Далее — «Формат…»;

• Выбираем формат;

• Подтверждаем.

Готово! Вот результат:

Что мы сделали?

Функция проверяет все ячейки и если находит различие — выделяет её. Ничего сложного!

Выделяются ячейки только на том листе, на котором была активирована функция.

Важная информация об этом способе:

• Нельзя сравнивать два разных файла;
• Можно сравнить только значение в ячейках, даже если оно было получено посредством выполнения какой-либо функции.

С помощью формулы

Это один из лучших способов быстро сравнить файлы.

В результате у нас будет отдельный лист в файле, в котором будут записаны все различия.

Плюс метода в том, что с помощью него можно быстро найти и записать все различия в разных ФАЙЛАХ.

Итак, рассмотрим пример.

У нас есть такая же табличка в двух экземплярах за два конкретных промежутка времени (месяца):

Для начала создаем новый лист, в котором наша функция запишет все различия.

В первую ячейку листа вводим:

=ЕСЛИ(Jan!A1<>Feb!A1; "Jan Value:"&Jan!A1&СИМВОЛ(10)&"Feb Value:"&Feb!A1;")

Это мы получаем в результате.

Так как мы проверяем только 10 строк, копируем формулу 10 раз.

Функция ЕСЛИ проверяет наличие каких-либо различий. Если их нет, то ничего не возвращается. А если есть — возвращается значение из двух файлов.

Довольно удобно, не правда ли? Функция прямо возвращает значения из обоих листов и сравнить их гораздо проще!

С помощью Visual Basic

Если сравнение — это то, что вы делаете очень часто (или будете делать), то этот способ для вас. В нем мы создадим собственную функцию и будем использовать её.

И, конечно же, эту функцию можно добавить на панель быстрого доступа. Если вы сделаете это — можно будет сравнивать файлы, буквально, в пару кликов мышки.

Итак, код для сравнения двух листов (Jan и Feb):

Sub CompareSheets() 
Dim rngCell As Range   

For Each rngCell In Worksheets("Jan").UsedRange

       If Not rngCell = Worksheets("Feb").Cells(rngCell.Row, rngCell.Column) Then
         rngCell.Interior.Color = vbYellow
       End If   

Next rngCell   
End Sub

Он сравнивает каждую ячейку с помощью цикла.

Чтобы использовать этот код:

Откройте Visual Basic -> щелкните правой кнопкой на любой лист -> «Insert» -> «Module» -> поместите код в открывшееся окошко.

Также не забудьте добавить код на панель быстрого доступа, если это необходимо.

Вот и все! Мы рассмотрели несколько способов сравнения файлов и листов в Excel.

Надеюсь, эта статья оказалась полезной для вас!